Lleoliad:
Ystafelloedd Bwyllgora 1 a 2 - y Senedd
Dyddiad: Dydd Iau, 10 Mawrth 2022
Amser: 09.00 – 15.00
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd: |
Dr Elizabeth Haywood (Cadeirydd); Y Gwir Anrhydeddus Syr David Hanson; Michael Redhouse; Hugh Widdis. |
|
Swyddogion: |
Huw Gapper, Clerc; Joanna Adams, Ail Glerc; Ruth Hatton, Dirprwy Glerc; Anna Daniel, Uwch-gynghorydd i’r Bwrdd; Craig Griffiths, Cynghorydd Cyfreithiol i’r Bwrdd; Bethan Davies, Pennaeth Cefnogaeth ac Ymgysylltu â’r Aelodau; David Lakin, Swyddog Cymorth Pwyllgor; Martin Jennings, Arweinydd Tîm Ymchwil, Uned Craffu Ariannol; Matthew Richards, Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol. |
|
Tystion: |
Tom Merrifield, Avison Young; James Williams, Avison Young. |
1 Cyflwyniad y Cadeirydd (9.00 - 9.15)
Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr
Papur 2 - Llythyr gan y Prif Weithredwr a’r Clerc yn ymwneud â nifer o faterion i'w hystyried
1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.
1.2 Cafwyd ymddiheuriadau gan Jane Roberts.
1.3 Rhoddodd y Cadeirydd adborth i'r Bwrdd yn dilyn ei chyfarfodydd diweddar gyda'r Prif Weithredwr a'r Clerc. Nododd y Bwrdd lythyr gan y Prif Weithredwr a’r Clerc a oedd yn ymdrin â nifer o faterion.
1.4 Nododd y bwrdd y papur ar rolau a chylch gwaith priodol sy’n rhoi trosolwg i'r Aelodau o rolau Comisiwn y Senedd, y Prif Swyddog Cyfrifyddu, y Bwrdd a’r Comisiynydd Safonau wrth lywodraethu mynediad Aelodau at wasanaethau ac adnoddau. Cytunwyd ei fod yn darparu cefndir defnyddiol.
1.5 Mae'r Bwrdd yn awyddus i ddeall ymhellach y rhyngweithio ac unrhyw orgyffwrdd rhwng y Penderfyniad a'r gwasanaethau a ddarperir i Aelodau gan y Comisiwn ac unrhyw fylchau yn y ddarpariaeth.
1.6 Nododd y Bwrdd ohebiaeth ychwanegol a gafwyd yn ystod y cyfarfod gan y Prif Weithredwr a’r Clerc. Roedd yr ohebiaeth yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd am yr ymgynghoriad ar y Rheolau ar ddefnyddio Adnoddau’r Senedd a hefyd gwybodaeth am gymorth i’r Bwrdd er mwyn cefnogi ei raglen waith strategol.
1.7 Cytunodd y Bwrdd i ystyried cynnwys y llythyr dros e-bost (allan o'r Bwrdd), a bwydo unrhyw sylwadau yn ôl i'r ysgrifenyddiaeth, i'w hymgorffori yn yr ymateb i'r Prif Weithredwr a’r Clerc.
1.8 Myfyriodd y Bwrdd ar y sesiwn galw heibio, a gynhaliwyd y diwrnod blaenorol gydag Aelodau yn y Senedd, a chytunwyd ei bod yn ddefnyddiol ac yn llawn gwybodaeth. Cytunodd y Bwrdd i dreialu apwyntiadau ag Aelodau yn y sesiwn galw heibio nesaf ac i Aelodau'r Bwrdd gwrdd ag Aelodau mewn grwpiau o ddau neu dri.
1.9 Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr a gofynnodd am gynnwys papur materion sy’n codi a phapur camau gweithredu y cytunwyd arnynt ym mhob pecyn cyfarfod yn y dyfodol.
Cam gweithredu: Yr Ysgrifenyddiaeth i baratoi'r llythyr wedi’i ddiweddaru i'r Aelodau yn dilyn y cyfarfod, yr ymateb drafft i'r Prif Weithredwr a'r Clerc a'r cofnodion drafft a materion sy’n codi.
2 Eitem i'w thrafod ac i benderfynu arni: Adolygiad blynyddol o'r Penderfyniad - ar ôl ymgynghori (9.15 - 12.15)
Papur 3 - trosolwg
2.1 Ystyriodd y Bwrdd yr holl ymatebion a ddaeth i law a chroesawodd y lefel uchel o ymgysylltiad gan Aelodau, Staff Cymorth a grwpiau ar ei ymgynghoriad.
2.2 Fel rhan o’r ystyriaeth, roedd y Bwrdd yn cydnabod ein bod yn byw mewn cyfnod eithriadol a bod nifer o'r cynigion ymgynghori, y cytunodd y Bwrdd arnynt ym mis Tachwedd 2021, ar ei hôl hi o ran y sefyllfa a wynebir ar hyn o bryd.
2.3 Cytunodd y Bwrdd i gyhoeddi adroddiad ymgynghori a thystiolaeth ategol ochr yn ochr â'r Penderfyniad newydd, y mae’n rhaid ei osod erbyn 1 Ebrill 2022.
Cam gweithredu: Yr Ysgrifenyddiaeth i wneud y canlynol:
· Paratoi’r adroddiad a’r Penderfyniad diwygiedig a gwneud trefniadau ar gyfer ei osod a’i gyhoeddi erbyn 1 Ebrill 2022.
· ymatebion drafft i bawb a ymatebodd i'r ymgynghoriad a chyhoeddi’r ymatebion hynny cyn gynted â phosibl, ac erbyn toriad y Pasg fan bellaf.
Papur 4 – Penodau 3, 7 ac 8 - Taliadau Aelodau a Staff Cymorth a Chefnogaeth i Bleidiau Gwleidyddol
2.4 Ystyriodd a chytunodd y Bwrdd y dylai cyflogau staff gynyddu 3 y cant (cyfunol), ar gyfer aelodau staff yr Aelodau a staff a gyflogir gan y Grwpiau Plaid, ac nid cynyddu yn unol ag ASHE Cymru a oedd fod yn 0.4 y cant eleni
2.5 Wrth ddod i'r penderfyniad hwn, cydnabu'r Bwrdd yr amgylchiadau economaidd eithriadol, ac yn benodol sut maent yn effeithio ar staff cymorth yr Aelodau. O ystyried y cyd-destun economaidd presennol ac yn y dyfodol, barnwyd bod cynnydd o 3 y cant yn briodol. Roedd y Bwrdd hefyd yn cydnabod y gwerth a roddir ar staff cymorth gan yr Aelodau sy'n eu cyflogi. Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 7.
2.6 Cytunodd y Bwrdd, mewn perthynas â chyflogau Aelodau, na fydd unrhyw newid i'r Penderfyniad. Bydd cyflogau Aelodau yn cynyddu yn ôl ASHE Cymru, sef 0.4 y cant ar gyfer eleni.
2.7 Cytunodd y Bwrdd i drafod papur yn y cyfarfod nesaf mewn perthynas â'r Cynllun Pensiwn Staff Cymorth er mwyn ei gymharu â chynlluniau eraill, gan gynnwys darpariaeth cynllun pensiwn y Gwasanaeth Sifil.
2.8 Cytunodd y Bwrdd i wneud darpariaeth ar gyfer amser i ffwrdd â thâl ac yn ddi-dâl ar gyfer dyletswyddau cyhoeddus. Y penderfyniad a gymerwyd ar gyfer Milwyr Wrth Gefn oedd fforddio hyd at 15 diwrnod y flwyddyn o wyliau arbennig â thâl ar gyfer hyfforddiant gorfodol. Cytunodd y Bwrdd i beidio â cheisio adennill yr elfen taliad dwbl mewn perthynas ag unrhyw aelod o staff a gafodd amser i ffwrdd â thâl ar gyfer hyfforddiant milwyr wrth gefn lle maent hefyd yn derbyn tâl gan y Weinyddiaeth Amddiffyn. Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 9.
2.9 Cytunodd y Bwrdd i gynyddu cyfran y Lwfans Cymorth i Bleidiau Gwleidyddol yn 2022-23 a oedd yn ymwneud â gwariant staffio 3 y cant yn hytrach na 0.4 y cant. Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 10.
Papur 5 – Pennod 4 - Gwariant ar Lety Preswyl
2.10 Ystyriodd a chytunodd y Bwrdd i godi'r lwfans drwy gymhwyso'r ffigur mynegai prisiau defnyddwyr diweddaraf o 5.5 y cant (Ionawr 2022) yn hytrach na'r hyn a gynigiwyd (3.1 y cant).
2.11 Cytunodd y Bwrdd y byddai'r codiad hwn yn berthnasol i gwantwm y lwfans blynyddol ar gyfer rhentu fflatiau ar gyfer aelodau ardal allanol ac ardal ganolog. Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynigion 1 a 4.
2.12 Cytunodd y Bwrdd hefyd y bydd yr un codiad yn berthnasol i gwantwm y lwfans ar gyfer yr Aelodau hynny sydd â chyfrifoldebau gofalu. Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 2.
2.13 Cytunodd y Bwrdd na fyddai unrhyw newid i'r lwfans ar gyfer atgyweiriadau hanfodol. Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 3.
2.14 Cytunodd y Bwrdd y byddai'r codiad mynegai prisiau defnyddwyr o 5.5 y cant yn berthnasol i'r uchafswm nosweithiol y gellir ei hawlio ar gyfer llety gwesty. Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 5.
Papur 6 – Pennod 6 - Y Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr a'r Gronfa Polisi, Ymchwil a Chyfathrebu
2.15 Comisiynodd y Bwrdd waith ymchwil allanol gan Avison Young ar y farchnad rhentu swyddfeydd ledled Cymru. Clywodd y Bwrdd dystiolaeth gan Avison Young yn ystod y cyfarfod.
2.16 Roedd y Bwrdd o'r farn bod adroddiad Avison Young yn ddefnyddiol gan ei fod yn dangos yr amrywiaethau eang ledled Cymru a bydd yr adroddiad yn ddefnyddiol i'r Bwrdd lywio syniadau yn y dyfodol ar ei adolygiad o'r Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr.
2.17 Cytunodd y Bwrdd y dylid cyhoeddi'r adroddiad er mwyn bod yn agored.
2.18 O ran cwantwm y lwfans, cytunodd y Bwrdd i gymhwyso'r cynnydd ar gyfradd mynegai prisiau defnyddwyr mis Medi o 3.1 y cant.
2.19 Cytunodd y Bwrdd i gadw llygad barcud ar y prisiau ynni a cheisio tystiolaeth gan Aelodau, drwy’r tîm Cymorth Busnes i Aelodau, o'r cynnydd mewn costau ynni ar gyfer swyddfeydd Aelodau er mwyn gwneud addasiadau mwy cywir a phriodol i'r lwfans i adlewyrchu'r rhain.
2.20 Cytunodd y Bwrdd fod y Gronfa Polisi, Ymchwil a Chyfathrebu o £2,500 yn cael ei chynnwys yn y Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr. Gall Aelodau felly ddefnyddio’r lwfans uwch o ran Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr i hawlio ad-daliad am unrhyw eitemau sydd ar gael ar hyn o bryd drwy’r Gronfa Polisi, Ymchwil a Chyfathrebu yn unig, yn ogystal â gwariant arferol a ganiateir o dan y Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr.
2.21 Cytunodd y Bwrdd y bydd y Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr, gan gynnwys y Gronfa Polisi, Ymchwil a Chyfathrebu a ymgorfforwyd, yn cynyddu yn unol â’r mynegai prisiau defnyddwyr ym mis Medi 2021 (3.1 y cant). Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynigion 6 ac 8.
2.22 Mae'r defnydd o'r Gronfa Polisi, Ymchwil a Chyfathrebu wedi'i gyhoeddi yn adroddiad blynyddol y Bwrdd. Fodd bynnag, yn unol â phenderfyniad y Bwrdd, nid oes angen cyhoeddi'r eitemau hyn ar wahân mwyach.
2.23 Cytunodd y Bwrdd hefyd na fydd angen cymeradwyaeth ymlaen llaw ar gyfer gwaith ymchwil gan y tîm Cymorth Busnes i Aelodau. Fel y nodir yn y Penderfyniad, bydd angen tri dyfynbris ar gyfer eitemau dros £750.
2.24 Bydd yr un rheolau’n cael eu cymhwyso i waith ymchwil a wneir gan Grwpiau’r Pleidiau o unrhyw falans sy'n weddill yn eu cyllidebau, fel y nodir yn y Penderfyniad ar hyn o bryd.
2.25 Bydd Aelodau hefyd yn gallu hawlio am waith ymchwil ar y cyd rhwng Aelodau neu Aelod a Grŵp.
2.26 Ar hyn o bryd, ni chaniateir hawliadau o’r Gronfa Polisi, Ymchwil a Chyfathrebu bedwar mis cyn etholiad. Cytunodd y Bwrdd nad oedd angen y rheol hon o ystyried mesurau diogelu eraill yn y Penderfyniad a Rheolau'r Swyddog Cyfrifyddu ar Ddefnyddio Adnoddau.
Papur 7 – Materion Amrywiol
2.27 Roedd y Bwrdd o’r farn na ddylai mesurau diogelwch gwell a argymhellwyd gan wasanaeth Diogelwch y Senedd ar gyfer prif gartrefi’r Aelodau fod yn destun y broses treuliau eithriadol ond yn hytrach gael eu trin yn yr un modd â hawliadau am ofynion diogelwch ar gyfer swyddfeydd a llety preswyl. Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 11.
2.28 Nododd y Bwrdd y diweddariad diogelwch a chroesawodd y cymorth ychwanegol a ddarperir i'r Aelodau, ond roedd yn bryderus ynghylch cyflymder cyflwyno'r cymorth fel yr adroddwyd iddynt gan nifer o Aelodau.
2.29 Mewn perthynas â darpariaeth gofal plant ar ystâd y Senedd, nododd y Bwrdd fod y Prif Weithredwr wedi cytuno i adolygu opsiynau. Cytunodd y Bwrdd i drafod y mater ymhellach yn dilyn ystyriaeth y Comisiwn.
2.30 Galwodd dau ymatebydd am adolygiad o'r fframwaith rheoleiddio a nododd y Bwrdd nad oedd yn fater i'r Bwrdd ei gychwyn. Fodd bynnag, byddai'n croesawu cyfranogiad mewn adolygiad o'r fath, pe bai'r Aelodau'n penderfynu bod angen hynny. Cytunodd y Bwrdd hefyd i gynnal adolygiad canol tymor o effeithiolrwydd (i'w gynnal gan y tîm archwilio mewnol).
2.31 Penderfynodd y Bwrdd y dylid talu’r gost o gyflenwi band eang i gartrefi’r Aelodau o’r Penderfyniad (mae gan Aelodau hawl eisoes i hawlio costau band eang ar gyfer llety rhent yng Nghaerdydd). Gofynnodd y Bwrdd hefyd am y wybodaeth ddiweddaraf am drafodaethau Comisiwn y Senedd â Chyllid a Thollau EM mewn perthynas â’r dreth ar daliadau band eang.
3 Eitem i'w thrafod: Papur diweddaru (13.00 - 13.30)
Papur 8 – papur diweddariad
3.1 Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar y canlynol:
- effaith trefniadau COVID-19 ar fusnes y Senedd;
- rhaglen y Bwrdd ar gyfer ymgysylltu ag Aelodau;
- gwaith y Pwyllgor Diben Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd;
- Cynllun Pensiwn yr Aelodau; a
- chyllid.
3.2 Cytunodd y Bwrdd i drefnu ei gyfarfod ffurfiol nesaf ar gyfer dydd Iau 26 Mai.
4 Eitem i'w thrafod: Rhaglen waith strategol y Bwrdd (13.30 - 15.00)
Papur 9 – blaenraglen waith
4.1 Trafododd y Bwrdd ei flaenraglen waith strategol ar gyfer gweddill ei gyfnod yn y swydd. Cytunodd y byddai angen iddo ymgymryd â dwy ffrwd waith fesul cam a chynnal y gwaith hwn ar y cyd.
4.2 Byd y ffrwd waith gyntaf yn canolbwyntio ar y Penderfyniad ar gyfer y Chweched Senedd, a fydd yn cynnwys yr holl fusnes arferol megis yr adolygiad blynyddol, adroddiadau blynyddol a’r ymrwymiadau presennol. Mae’r ymrwymiadau hyn yn cynnwys, er enghraifft, ystyried y wybodaeth ddiweddaraf am asesiadau diogelwch ar gyfer Aelodau yn nhymor yr hydref 2022 ac adolygu goblygiadau'r Cytundeb Cydweithredu.
4.3 Nododd y Bwrdd hefyd ddau faes blaenoriaeth ychwanegol ar gyfer adolygiad thematig ar gyfer y Chweched Senedd: ffyrdd newydd o weithio, a fydd yn cynnwys adolygiad o’r Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr a chefnogaeth ar gyfer gweithio gartref, ac adolygu'r lwfans staff cymorth, gan gynnwys natur y rôl a’r strwythurau cyflog a graddio.
4.4 Cytunodd y Bwrdd i ddechrau cwmpasu'r adolygiad ffyrdd newydd o weithio yn ei gyfarfod nesaf ym mis Mai a'r lwfans staff cymorth yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.
4.5 Roedd yr ail ffrwd waith y cytunodd y Bwrdd arni yn ymwneud â pharatoi'r Penderfyniad ar gyfer y Seithfed Senedd. Wrth iddo gael mwy o eglurder ynghylch y penderfyniadau ar Ddiwygio’r Senedd, cytunodd y Bwrdd i bwyso a mesur y materion dan sylw a phenderfynu ar raddfa’r newid sydd ei angen a’r meysydd blaenoriaeth ar gyfer cynnal adolygiad thematig. Cyn gwneud hynny, bydd y Bwrdd yn mynd ati i gynnal gwaith ymchwil paratoadol ac yn dechrau sgyrsiau am yr egwyddorion lefel uchel ar gyfer llunio'r Penderfyniad yn ystod y flwyddyn sydd i ddod.
4.6 Cytunodd y Bwrdd hefyd i archwilio rhai materion trawsbynciol penodol, symleiddio a hyblygrwydd, yn ogystal â datgarboneiddio.
4.7 Cytunodd y Bwrdd i barhau i geisio gweithio ar y cyd â Chomisiwn y Senedd er mwyn archwilio'r berthynas rhwng sut y mae’r Aelodau’n defnyddio lwfansau'r Penderfyniad a'r gwasanaethau a ddarperir gan y Comisiwn i’r Aelodau. Cytunodd y Bwrdd hefyd i gynnal adolygiad canol tymor o effeithiolrwydd yn ddiweddarach yn y flwyddyn, a bydd yn adolygu'r ffordd orau o ymgysylltu ag Aelodau a'u staff er mwyn deall eu hanghenion.
4.8 Rhoddodd y Bwrdd ystyriaeth gychwynnol i'r dull o ddarparu adnoddau ar gyfer ei raglen waith strategol a chytunwyd y dylai'r Cadeirydd a'r Uwch-gynghorydd ystyried y mater hwn ymhellach a briffio'r Prif Weithredwr a'r Clerc.